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Política de Privacidade
POLÍTICA DE PRIVACIDADE – SOFTWARE QUIPU
Versão 1.0 – setembro/2024
Nós da CUBOS SOLUCOES EM TECNOLOGIA LTDA, inscrita no CNPJ/MF sob o número 18.571.767/0001-36, doravante denominada nesta política de “Cubos Tecnologia” ou “Cubos”, entendemos a importância da sua privacidade e compreendemos a necessidade da transparência sobre os processos de coleta e tratamento de seus dados pessoais nos nossos Serviços.
Dessa maneira, esta Política de Privacidade (“Política”) foi elaborada em conformidade com a Lei nº 13.709/2018 (“Lei Geral de Proteção de Dados” ou “LGPD”), a Lei nº 12.965/2014 (“Marco Civil da Internet” ou “MCI”) e demais leis aplicáveis, com o objetivo principal de oferecer informações sobre o tratamento de seus dados pessoais, contemplando, assim, os seguintes tópicos:
Definições importantes;
Nossa atuação como Operadora de Dados Pessoais;
Quais Dados Pessoais coletamos, como e para que são processados.
Bases Legais para os Tratamentos de Dados Pessoais:
Armazenamento dos Dados Pessoais;
Medidas de Segurança Adotadas;
Compartilhamento dos Dados Pessoais;
Direitos dos Titulares dos Dados Pessoais;
Atualizações e alterações na Política de Privacidade;
Contato e Dúvidas;
Foro competente.
Esta Política aborda os tratamentos de dados pessoais realizados pela Cubos no contexto da utilização, pelo Cliente, do software QUIPU, incluindo:
Dados pessoais dos usuários pessoas naturais que possuem conta/usuário cadastrado no software QUIPU, tendo acesso à plataforma (“Usuários Cadastrados”);
Dados pessoais das pessoas naturais que participam de reuniões online nas quais o software QUIPU esteja sendo utilizado (“Participantes Externos”);
O software QUIPU (“software” ou “QUIPU”) é uma aplicação de inteligência artificial que funciona como assistente operacional de um time de vendas de uma organização que contrata o uso do software (“Cliente”), capturando a transmissão de reuniões online, estruturando os dados capturados, e automatizando processos, como cadastros em CRM, entre outros, também podendo ser utilizado para reuniões em geral, com outros conteúdos e finalidades, valendo-se das mesmas capacidades. QUIPU também permite que os vendedores/participantes de reuniões online e os profissionais gestores dessas equipes do Cliente formulem perguntas e obtenham respostas geradas pela inteligência artificial sobre informações e conteúdos discutidos nas reuniões.
Definições Importantes
Para o seu esclarecimento e melhor compreensão dessa Política, nós adotamos a definição de:
Dados pessoais como qualquer informação sobre pessoa natural identificada ou identificável. Desta forma, dados anonimizados não serão considerados dados pessoais;
Dados pessoais sensíveis como qualquer dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural;
Titular dos dados pessoais como a pessoa natural a quem os dados pessoais se referem.
Tratamento de dados como toda operação realizada com dados pessoais, como as que se referem a coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração;
Controlador de dados pessoais como pessoa física ou jurídica a quem compete as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais – no caso desta Política, o controlador é o Cliente;
Cliente como a pessoa jurídica que contratou a Cubos para disponibilizar o software e os seus serviços aos Usuários cadastrados;
Operador de dados pessoais como pessoa física ou jurídica, de direito público ou privado, que realiza o tratamento de dados pessoais em nome do controlador – no caso desta Política, o operador é a Cubos.
Sub-operador ou sub-processador de dados pessoais como um operador de dados pessoais contratado por outro operador de dados pessoais para auxiliar no cumprimento das finalidades estabelecidas nesta Política;
Encarregado de proteção de dados como pessoa física ou jurídica indicada para atuar como canal de comunicação entre o agente de tratamento, os titulares de dados, a ANPD e terceiros em geral;
Serviços como a disponibilização do software QUIPU e a prestação do suporte técnico necessário à sua utilização; e
Usuários Cadastrados como as pessoas autorizadas pelo Cliente a usar um cadastro/conta de usuário para utilizar QUIPU na realização de reuniões.
O Cliente é o controlador dos dados pessoais tratados por QUIPU no curso do funcionamento normal do software, incluindo nome, voz/áudio, legendas obtidas automaticamente e fotografia/imagem dos participantes das reuniões (Usuários Cadastrados ou Participantes externos de reuniões), e informações relacionadas ao conteúdo das conversas realizadas pelos participantes das reuniões.
A Cubos atua como operadora desses tratamentos, realizando-os por instrução do Cliente, em conformidade com esta Política de Privacidade.
Esta Política contém duas colunas. O conteúdo da coluna da esquerda deve ser considerado para efeitos de vinculação jurídica, enquanto o conteúdo da coluna da direita deve servir apenas para fins de facilitação da sua interpretação.
Nossa atuação como Operador de Dados Pessoais:A decisão de compartilhar os dados de acesso dos Usuários Cadastrados com a Cubos, para que esta possa: i) permitir o acesso de tais Usuários Cadastrados aos serviços disponibilizados pelo software QUIPU; e ii) o armazenamento e processamento das informações tratadas a partir do acionamento do software QUIPU pelos Usuários Cadastrados é da Cliente. É, portanto, o Cliente que mantém uma atuação como Controladora dos dados destes Usuários Cadastrados, bem como dos Participantes Externos, em razão da realização de reuniões online com o uso do software QUIPU.Nós da Cubos, por sua vez, atuamos como Operador destes dados pessoais, uma vez que nossos serviços são voltados a atender à demanda do Cliente, por meio do fornecimento das funcionalidades do software e o processamento das informações coletadas por meio de QUIPU. Assim, realizamos tratamento de dados pessoais em nome do Controlador (Cliente) para as finalidades que ele determinar.Caso você esteja utilizando os nossos serviços como Usuário Cadastrado, o Cliente (pessoa jurídica com a qual você possui relação jurídica) será responsável pelas decisões sobre o tratamento dos seus dados. Sendo este o caso, o exercício dos seus direitos deverá ser direcionado a esta organização. Nós não somos responsáveis pelas decisões de tratamento tomadas pelo Controlador, as quais podem estar submetidas a uma política de privacidade específica.Em tais situações, caberá ao Cliente:Gerenciar as finalidades e bases legais para os tratamentos de dados pessoais realizados, bem como dar transparência sobre eles aos titulares;Impor limitações do uso do software pelos Usuários Cadastrados; eReceber e cumprir solicitações dos titulares dos dados pessoais, ou da Autoridade Nacional de Proteção de Dados Pessoais, bem como de qualquer outro órgão ou entidade da administração pública direta ou indireta.Nossa atuação como Operadora está pautada no zelo e segurança adequados para a proteção dos dados pessoais armazenados.Os Usuários Cadastrados podem realizar reuniões online tendo como participantes apenas outros Usuários Cadastrados, ou, igualmente, Participantes Externos. Como o Cliente é Controlador dos dados pessoais dos Participantes Externos que participam de tais reuniões, é dever do Cliente instruir os Usuários Cadastrados a informar aos Participantes Externos, durante as reuniões, a respeito da captura de dados pessoais e as finalidades dos tratamentos entre outras informações necessárias ao cumprimento dos deveres estabelecidos na LGPD.
Quais Dados Pessoais coletamos, como e para que são processados.
Como Operador, realizaremos apenas os tratamentos lícitos e determinados pelos Termos e Uso da QUIPU, os quais são requisitados pelo nosso Cliente, ao nos contratar. Estes tratamentos envolvem o processamento da coleta, armazenamento, acesso e eliminação dos dados pessoais de titulares, tudo a pedido do Cliente.
Para a prestação dos serviços pela Cubos, um Usuário Cadastrado, utilizando o navegador Google Chrome, instala uma extensão que coloca em uso o software QUIPU em integração com o navegador. As reuniões online, realizadas por meio de determinadas plataformas de videoconferências (p. ex.: Google Meet, Microsoft Teams), são acessadas pelo software QUIPU, que realiza a captura de dados pessoais pelo navegador Google Chrome e viabiliza que sejam processados pela Cubos.
QUIPU captura a transcrição automática da reunião fornecida pela plataforma de videoconferências utilizada, e/ou o áudio da reunião e sua transcrição, com o objetivo de processar essas informações para a compreensão do que foi discutido nas reuniões pelos Usuários Cadastrados e pelos Participantes Externos, cujos dados pessoais são tratados.
O áudio e/ou a transcrição também são utilizados para a finalidade de viabilizar a disponibilização de um resumo da reunião online, indicativo dos tópicos discutidos, informações relevantes mencionadas, e próximas ações alinhadas. A fotografia/imagem de perfil do usuário conectado às reuniões (caso haja) também são coletadas para a geração dos resumos das reuniões.
Adicionalmente, QUIPU trata a transcrição e/ou o áudio da reunião para avaliar a performance do Usuário Cadastrado na condução da reunião de vendas (ou outro tipo de reunião) levando em consideração um modelo de reunião predeterminado pelo Cliente.
Por fim, esses dados também são utilizados para servirem de imputs para a formulação de perguntas pelos Usuários Cadastrados (inclusive que não tenham participado da reunião em questão, mas tenham níveis de acesso para visualizar os registros da reunião e usar essa funcionalidade, a critério do Cliente), as quais são respondidas por meio de inteligência artificial treinada para responder a tais perguntas sobre reuniões.
Cubos não tem qualquer ingerência sobre os conteúdos produzidos por e disponibilizados ao Cliente (as reuniões realizadas e os Usuários Cadastrados ou Participantes Externos que dela participam, o conteúdo dessas reuniões, transcrições, imagens/fotos dos participantes, resumos, avaliações dos Usuários Cadastrados, perguntas e respostas formuladas sobre o conteúdo das reuniões). No curso das reuniões, os Usuários Cadastrados e Participantes Externos podem referir dados pessoais dos próprios Usuários Cadastrados e Participantes Externos, bem como também de terceiros não presentes na reunião, o que devem fazer apenas e exclusivamente caso tenham legitimidade para fazê-lo, no contexto da LGPD (podendo inclusive ser tratados dados sensíveis, ou dados de crianças e adolescentes, sobre o que a Cubos não tem qualquer ingerência). É o Cliente, como controlador desses dados pessoais inclusos nos conteúdos produzidos por e disponibilizados ao Cliente, em razão da utilização de QUIPU nas reuniões conduzidas pelos Usuários Cadastrados, que tem a responsabilidade por definir os tratamentos que serão realizados a partir da disponibilização, por QUIPU, desses conteúdos ao Cliente e seus Usuários Cadastrados, a exemplo das finalidades e bases legais para tratamento desses dados pessoais, as quais podem estar sujeitas a uma Política de Privacidade própria do Cliente.Bases Legais para os Tratamentos de Dados Pessoais:
A finalidade dos tratamentos de dados pessoais será determinada, pelo Controlador dos dados, o Cliente, contratante dos Serviços da Cubos. É o Cliente que tem autoridade para determinar como os dados processados por QUIPU serão efetivamente utilizados pelo Cliente, por meio dos Usuários Cadastrados, e como serão tratados tais dados pessoais, para quais finalidades, e sob que bases legais.
Diferentemente do que ocorre na prestação dos Serviços, a Cubos pode atuar como controladora, realizando o tratamento de dados pessoais para atender aos nossos interesses legítimos ou de terceiros, como para o apoio e promoção de nossas atividades, como os serviços de suporte, e análises de estatísticas próprias sobre o comportamento dos Usuários Cadastrados.
Também podemos usar dados pessoais para fins de auditoria, comunicação com os Usuários Cadastrados e Clientes e análises para o aprimoramento e disponibilização dos nossos serviços, pesquisas, desenvolvimento e geração de estatísticas e tendências inerentes ao uso dos serviços. Quando possível, estas análises são feitas de forma anonimizada, e sempre preservando os direitos e garantias dos titulares dos dados.Nós nos reservamos o direito de realizar o tratamento dos dados pessoais dos Usuários Cadastrados e dos Participantes Externos quando estes forem necessários para o cumprimento de obrigação legal ou regulatória (ex. guarda de informação para o cumprimento da Lei 12.965/2014, também conhecida como Marco Civil da Internet), ou para o exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral, durante todo o prazo necessário para tanto.
Podemos eventualmente tratar dados pessoais para finalidade diversa das descritas nesta Política se houver notificação prévia e, se necessário, obter o consentimento necessário à legitimação do tratamento desses dados pessoais. Todos os tratamentos realizados são amparados pelo art. 7º da LGPD.Armazenamento dos Dados Pessoais:Os dados pessoais sob o nosso controle serão armazenados pelo tempo razoável e legítimo, de acordo com os propósitos estabelecidos nos Contrato de Licença de Software. Estes dados serão armazenados na plataforma Amazon Web Services (AWS) e os serviços rodam na Google Cloud Plataform, com data centers localizados nos Estados Unidos e no Brasil, respectivamente. Findos os prazos estabelecidos e as necessidades legais, os dados pessoais serão excluídos com uso de métodos de descarte seguro, ou passarão por um processo de anonimização.
Caso haja solicitação do Cliente, os dados poderão ser apagados antes do prazo interno de eliminação estabelecido. No entanto, pode ocorrer de os dados precisarem ser mantidos no banco ou venham a ser tratados por motivo de exercício regular de direitos, disposição legal, ordem judicial, prevenção à fraude, proteção ao crédito e outros interesses legítimos – e se esse for o caso, você será informado acerca da não eliminação dos dados cuja exclusão foi solicitada.
Por fim, é importante ressaltar que na medida do permitido ou exigido por lei, podemos eliminar as suas informações pessoais a qualquer momento por critérios próprios de não conformidade, não havendo, de nossa parte, o dever de guarda delas.Medidas de Segurança Adotadas:Utilizamos sistemas e procedimentos que atendem a padrões razoáveis de precaução e cuidado, considerando-se as possibilidades técnicas e economicamente razoáveis da tecnologia aplicável à internet, para proteção contra acessos indevidos, como senhas de acesso e criptografia de dados, entre outras medidas.
Nós não divulgaremos, intencionalmente, os dados pessoais tratados pelo software QUIPU e não nos responsabilizamos por ações de Usuários Cadastrados, inclusive casos de negligência que possam expor dados, razão por que recomendamos aos nossos Usuários Cadastrados a utilização de antivírus, o não compartilhamento de senhas, procedimentos de segurança da informação e outras providências necessárias para a manutenção da segurança dos dados pessoais.
Não nos responsabilizamos pela segurança na troca de informações realizada fora do software QUIPU pelos Usuários Cadastrados do Cliente, e nem por ações do Cliente e seus Usuários Cadastrados, inclusive casos de negligência que possam expor dados, razão por que recomendamos ao Cliente que orientem seus Usuários Cadastrados que apenas façam acesso ao software QUIPU apenas em dispositivos seguros, a utilização de antivírus, cuidado com senhas e outras providências necessárias para a manutenção da segurança dos dados presentes na conta.
Você reconhece que não há a possibilidade de segurança total na rede mundial de computadores, principalmente com relação a invasões criminosas às redes seguras de dados por hackers, entre outros cenários de incidentes de segurança.
Apesar disso, nos comprometemos a tomar as providências razoáveis para proteger e impedir o acesso não autorizado aos seus dados. Contudo, não poderemos ser sancionados pelos atos daqueles que porventura obtenham acesso não autorizado aos seus dados. Ocorrendo quaisquer incidentes de segurança que acarretem a exposição ou o acesso não autorizado dos seus dados pessoais, publicaremos um aviso informativo e/ou encaminharemos um e-mail informando as circunstâncias do ocorrido. Serão cumpridas todas as obrigações legais e previstas nas regulamentações da Autoridade Nacional de Proteção de Dados.Compartilhamento dos Dados Pessoais:Para a realização e efetivação das finalidades descritas nesta Política de Privacidade, poderemos realizar o compartilhamento dos seus dados pessoais com outros agentes de tratamento de dados. Esse compartilhamento será sempre realizado em respeito aos princípios da boa-fé, finalidade, adequação, necessidade, livre acesso, qualidade dos dados, transparência, segurança, prevenção, não discriminação e responsabilização e prestação de contas.
Poderemos compartilhar internamente os seus dados pessoais com pessoas cuja função dentro da Cubos exija o acesso a eles. Ademais, a utilização de suboperadores e/ou serviços de terceiros também pode levar ao compartilhamento dos seus dados pessoais, como por exemplo a utilização dos serviços de armazenamento em nuvem da Amazon Web Services ou o funcionamento da aplicação/serviços no Google Cloud Platform, ou, ainda, servidor de e-mails.
No decorrer do tratamento de dados, eventualmente poderemos compartilhar os seus dados pessoais de maneira diferente das descritas neste capítulo caso haja o seu consentimento expresso para tanto.
Compartilhamento com Autoridades:Os dados pessoais por nós coletados e as atividades registradas, bem como os registros dos tratamentos, poderão ser compartilhados com autoridades judiciais ou administrativas competentes, sempre que houver determinação legal, requisição por autoridade administrativa ou ordem judicial.
Transferência internacional:Qualquer compartilhamento de dados será feito sempre dentro dos limites e propósitos dos tratamentos descritos na presente Política, sendo possível a transferência internacional de dados quando houver a utilização de softwares e/ou servidores de terceiros que armazenam dados fora do país, como ocorre com o armazenamento em razão do uso da nuvem da Amazon Web Services, localizada nos EUA. Nesses casos, serão tomadas todas as providências e cuidados necessários para a proteção dos seus dados pessoais, em observâncias aos dispositivos do Capítulo V da LGPD.Compartilhamento com Terceiros:Para a prestação dos nossos serviços, precisaremos utilizar subprocessadores e serviços de terceiros. Esta necessidade pode levar ao compartilhamento de seus dados com terceiros que prestam serviços para a Cubos.
Podemos utilizar fornecedores de serviços externos para a gestão da nossa Plataforma e a criação de infraestrutura associada, para a realização de auditoria ou para a prestação de serviços jurídicos.
Entre os processadores e serviços terceirizados que contratamos ou de alguma forma utilizamos para fornecer os nossos serviços, destacamos Amazon Web Services (armazenamento em nuvem).Direitos do Titular dos Dados Pessoais:
Respeitamos os seus direitos como titular de dados pessoais previstos no art. 18 da LGPD e garantimos, sempre que atuarmos como Controladores, que você poderá nos solicitar a qualquer momento: I. Confirmação do tratamento dos dados: a confirmação da existência de tratamento de seus dados pessoais;II. Acesso aos dados: o acesso aos seus dados pessoais por nós tratados;III. Correção de dados: a correção de seus dados pessoais incompletos, inexatos ou desatualizados;IV. Anonimização, bloqueio e eliminação dos dados: a anonimização, bloqueio ou eliminação de seus dados pessoais considerados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com o disposto na LGPD;V. Portabilidade dos dados: a portabilidade dos dados pessoais para outro fornecedor de serviço ou produto, mediante requisição expressa, de acordo com regulamentação da autoridade nacional, observados os segredos comercial e industrial;VI. Oposição ao tratamento dos dados: a paralisação do tratamento e eliminação dos seus dados pessoais tratados com o seu consentimento, caso você se oponha ao tratamento, a sua finalidade ou a forma que está sendo realizado. O tratamento será paralisado e os dados eliminados, exceto nas hipóteses em que o tratamento foi realizado com amparo em base legal diversa do consentimento;VII. Informação sobre compartilhamento de dados: as informações a respeito de com quais entidades públicas e privadas nós realizamos uso compartilhado de dados;VIII. Informação sobre o consentimento: as informações a respeito da possibilidade de não fornecer determinados consentimentos e sobre as consequências da negativa;IX. Revogação do consentimento: a revogação do consentimento quando esta for a base legal instituída.
Em caso de impossibilidade de adoção imediata das providências indicadas acima, enviaremos uma resposta para indicar as razões de fato ou de direito que impedem a sua adoção imediata, conforme determina o art. 18º, §4º da LGPD.Atualizações e alterações na Política de Privacidade:
Nos é reservado o direito de alterar ou atualizar a presente Política a qualquer momento, com o objetivo de garantir a sua privacidade e o compromisso de transparência sobre os processos de coleta e demais atividades de tratamento dos seus dados pessoais. A nova versão da Política entrará em vigor imediatamente após a sua publicação pela Cubos. Caso você não concorde com qualquer alteração da Política, deverá cessar o uso dos Serviços e poderá solicitar a interrupção do tratamento dos seus dados pessoais nos limites contratuais e legalmente possíveis e razoáveis.
Contato e Dúvidas: